Forum Automobillogistik 2027-
Ausstellungsbedingungen  

 

1. Anmeldung und Zulassung 

Die Anmeldung zur Beteiligung an der Ausstellung ist verbindlich. Der Ausstellungsvertrags kommt mit der Annahme durch den Veranstalter zustande. Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller für sich und die von ihm Beauftragten die Sponsoring-Ausstellungsvertragsbedingungen (Anlage) und diese Ausstellungsbedingungen als verbindlich an. Die erteilte Zusage (Vertragsannahme) kann widerrufen werden, wenn die Voraussetzungen für die Erteilung nicht oder nicht mehr gegeben sind, insbesondere der Unternehmenszweck und das Ausstellungsthema bzw. die Ausstellungsgegenstände des Anmelders thematisch nicht mit dem Veranstaltungsnamen und/oder dem jeweiligen Motto in Verbindung stehen. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen zurückzuweisen. 

 

1. Standvergabe 

Die Ausstellungsstände werden vom Veranstalter zugeteilt. Das Eingangsdatum der Anmeldung ist hierbei nicht maßgebend. Wünsche der Aussteller über die Zuteilung von bestimmten Standflächen werden, ohne dies zusichern zu können, nach Möglichkeit berücksichtigt. Der Veranstalter kann Stände und Werbetafeln aus organisatorischen Gründen oder wegen des Gesamtbildes der Veranstaltung auf andere Plätze verlegen. Die Aufplanungsfreiheit bezüglich der Veranstaltungsfläche liegt beim Veranstalter. 

 

1. Mehrere Mieter, Untervermietung, Überlassung des Standes an Dritte  

Der Aussteller ist nicht berechtigt, ohne schriftliche Zustimmung des Veranstalters den ihm zugewiesenen Stand ganz oder teilweise Dritten zu überlassen, ihn zu tauschen, unterzuvermieten oder für andere Firmen anzunehmen. Die Aufnahme eines Mitausstellers bedarf eines gesonder­ten Antrages und hat schriftlich beim Veranstalter zu erfolgen. Die Zu­lassung eines Mitausstellers ist kostenpflichtig. Für die Zulassung von Mitausstellern fällt je Unternehmen eine Gebühr von 1.000 EUR zzgl. USt. aAn. Die Gebühr umfasst dessen Registrierung und Aufnahme in die Teilnehmer- und Ausstellerlisten. Eine ohne Zustimmung erfolgte Aufnahme eines Mitausstellers berechtigt den Veranstalter, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen. 

 

1. Standpersonal und Teilnehmer 

Im Mietpreis ist die Teilnahmegebühr an der Veranstaltung für mindestens eine Person enthalten. Die Anmeldung dieser Teilnehmer erfolgt mit einem gesonderten Anmeldeformular. Die Teilnehmer sind namentlich zu benennen; die Berechtigungen sind nicht übertragbar. Weitere Personen zahlen die Teilnahmegebühren.

Der Stand ist während der vortragsfreien Zeiten durch mindestens eine Person besetzt zu halten.  

 

1. Standbegrenzungen und -dimensionierungen 

Eine Überschreitung der Standbegrenzung ist unzulässig. Der Veranstalter kann verlangen, dass Ausstellungsstände, deren Aufbau nicht genehmigt ist bzw. nicht den Ausstellungsbedingungen entsprechen, geändert oder entfernt werden. Muss ein Stand aus diesem Grund geschlossen werden, ist ein Anspruch auf Rückerstattung der Teilnahmegebühr nicht gegeben. 

 

1. Zahlungsfristen und -bedingungen 

Die Bezahlung der Rechnungsbeträge vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ist Voraussetzung für den Bezug der Ausstellungsfläche. Der Veranstalter kann bei Nichteinhaltung der Zahlungsbedingungen über den bestätigten Stand anderweitig verfügen. Der Veranstalter behält sich bei Zahlungsverzug darüber hinaus vor, einen Ausschluss für bis zu zwei Folgeveranstaltungen auszusprechen. Der Aussteller ist zur Aufrechnung nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen berechtigt. Ein Zurückbehaltungsrecht kann nur wegen unbestrittener oder rechtskräftig festgestellter Gegenansprüche geltend gemacht werden.
 

1. Rücktritt  

Der Rücktritt des Ausstellers von diesem Vertrag ist bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Es wird eine Bearbeitungsgebühr von 50 % des Ausstellerbetrages berechnet. Bei Rücktritt ab dem 1. Januar 2027 sind 100 % des Ausstellerbetrages zu zahlen. Der Rücktritt kann nur schriftlich erklärt werden. Kosten für Leistungen, die vom Veranstalter kostenpflichtig beauftragt sind (Graphiken, Standbau, Dekorationen, Catering etc.) und gemäß Vertragsbedingungen der beauftragten Dienstleister nicht kostenfrei stornierbar sind, sind unabhängig vom Rücktritt zu 100% ohne Aufschlag dem Veranstalter zu erstatten.   

 

1. Werbung, Foto- und Filmrechte 

Der Aussteller ist zur Durchführung von Werbemaßnahmen, insbesondere der Verteilung von Prospektmaterial und Warenproben, nur innerhalb des ihm zugewiesenen Standes berechtigt. Ohne Einverständnis angebrachte Plakate, Aufkleber oder andere Werbematerialien werden auf Kosten des Ausstellers entfernt. Lautsprecherwerbung, Bild- oder Filmvorführungen sowie Showeinlagen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung mit dem Veranstalter. Das Gleiche gilt für die Verwendung anderer Geräte und Einrichtungen, durch die auf optische Weise eine gesteigerte Werbewirkung erzielt werden soll. Der Veranstalter ist berechtigt, trotz erteiltem Einverständnis diejenigen Vorführungen einzuschränken oder zu untersagen, die Belästigungen, Schmutz, Staub, Abgase oder Erschütterungen verursachen oder aus sonstigen Gründen zu einer Gefährdung oder Beeinträchtigung der Veranstaltung führen. 

Der Veranstalter ist berechtigt, Bild- und Filmaufnahmen der Veranstaltung einschließlich der Stände anzufertigen und für Dokumentations- und Werbezwecke zu verwenden. 

 

1. Auf- und Abbau 

Der Standaufbau muss rechtzeitig vor der Eröffnung der Veranstaltung abgeschlossen sein. Vom Veranstalter definierte Verkehrsflächen sind unbedingt freizulassen. Die genauen Auf- und Abbauzeiten werden vom Veranstalter rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn bekanntgegeben. Der Aussteller verpflichtet sich zur Entsorgung des Mülls nach Auf- / Abbau des Standes. Notwendige Aufräumarbeiten werden dem Verursacher in Rechnung gestellt. Kein Stand darf vor Veranstaltungsende ganz oder teilweise geräumt werden. Der Veranstalter behält sich bei Zuwiderhandlungen darüber hinaus vor, einen Ausschluss für bis zu zwei Folgeveranstaltungen auszusprechen.
 

1. Reinigung 

Nach Veranstaltungsende ist der Standplatz besenrein und ohne Beschädigungen zu hinterlassen. Eventuelle Klebereste oder Ähnliches sind vom Aussteller zu entfernen. Die Reinigung der Verkehrswege im Gebäude vor, während und nach der Veranstaltung wird durch den VeranstalterVDA organisiert.  

 

1. Strom 

Ein Stromanschluss (230V, max. 3,6 kW) ist in der Standmiete enthalten.  

 

1. Haftung und Bewachung des Standes 

Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für den Stand, Standausstattung oder die Exponate; ausgenommen die Verschuldenshaftung nach Ziffer 8 der Sponsor-/ Ausstellervertragsbedingungen. Eine entsprechende Versicherung für den Ausstellungsstand, den Betrieb des Standes und die Exponate besteht seitens des Veranstalters nicht. Der Veranstalter empfiehlt den Ausstellern, eine eigene Versicherung für den Stand, dessen Betrieb und die dort eingebrachten Exponate abzuschließen. Der Aussteller ist selbst für alle Schäden verantwortlich, die insbesondere dem Veranstalter, Besuchern oder anderen Dritten auf dem Stand oder anderen vom Aussteller zu Ausstellungszwecken genutzten Flächen (auch außerhalb der Kongressräume (Freigelände, Parkplätze etc.)) durch dessen Verhalten entstehen. Er haftet nach den gesetzlichen Vorschriften. Eine Bewachung der Stände, der Standausstattung oder der Exponate (auch außerhalb der Kongressräume, wie Freigelände, Parkplätze etc., während der Auf- und Abbauzeiten und der Veranstaltungstage durch den Veranstalter findet nicht statt. Daneben haftet der Veranstalter ausschließlich entsprechend der Ziffer 8 des Sponsoring-Ausstellungsvertrag (Anlage) 

 

1. Behördliche Bestimmungen 

Sämtliche Gänge im Ausstellungsbereich müssen aufgrund von Sicherheitsvorschriften in voller Breite freigehalten werden. Die Einrichtung der Stände darf nicht über die Begrenzung des Standes hinausgehen. 

 

1. Aussteller- /Teilnehmerausweise 

Für die Dauer der Veranstaltung ist das vom Veranstalter an alle Ausstel­ler ausgegebene Namensschild zu tragen.  

 

1. Abgabe von Nahrungs- und Genussmitteln / Ausschank  

Verköstigungen und Abgaben von Nahrungs- und Genussmitteln sind genehmigungspflichtig, sofern solche nicht über ggf. vorgeschriebene ortsgebundene Cateringanbieter erfolgen. 

 

1. Höhere Gewalt 

Kann der Veranstalter aufgrund eines Umstandes oder Ereignisses, z.B. Naturereignis, Extremwetter, Streiks, Krieg, Unruhen, Anschläge, technische Unfälle, ein gesetzliches/behördliches Verbot oder epidemischen oder pandemischen Beschränkungen, dessen Eintritt der Veranstalter nicht zu vertreten hat, die Veranstaltung nicht durchführen, entfällt die Pflicht zu Zahlung der Standmiete. Im Falle einer Absage trifft den Veranstalter keinerlei Kostentragungspflicht oder Schadensersatz gegenüber dem Aussteller, etwa für nutzlos gewordenen Aufwand oder entgangenen Gewinn. Über die Absage unter Angabe des jeweiligen Falls der höheren Gewalt ist unverzüglich zu informieren. Muss eine begonnene Veranstaltung verkürzt oder vorzeitig beendet werden, hat der Aussteller keinen Anspruch auf Rückerstattung oder Reduzierung der Standmiete. Soweit die Veranstaltung aus zwingenden Gründen auf einen anderen Termin verlegt werden muss, behalten die getroffenen Vereinbarungen ihre Gültigkeit für den neuen Termin. 

 

Stand: August 2026